Regionfullmäktige är regionens högsta beslutande organ. Fullmäktige fastställer årligen regionens verksamhets- och finansplan, vilken inkluderar en investeringsplan för kommande år. Av investeringsplanen framgår vad som ska byggas och när.

Till varje projekt finns en utsedd Projektgrupp. Gruppens sammansättning varierar och anpassas med hänsyn till projektets omfattning och komplexitet.

Fastighetsnämnden har fullmäktiges uppdrag att genomföra regionens investeringsplan för fastigheter.

Investeringsrådet har att bereda förslag om investeringar inför regionstyrelsen/-fullmäktiges beslut.

Beredningsgruppens uppgift är att bereda lokalfrågor för regionen verksamheter, oavsett förvaltning, inför beslut.

Regionstyrelsen är tillsammans med övriga nämnder och styrelser regionens verkställande organ. Styrelsen bereder även ärenden till fullmäktige.

Fastighetschefen, som ansvarig byggherre och hyresvärd, ser till att organisation och kompetens finns för att driva byggprocessen. Fastighetschefen ansvarar inför fastighetsnämnden för att beslutad investeringsplan verkställs.

Beroende på projektens storlek har fastighetschefen – fastighetsnämnden vid större projekt – att fatta beslut om förslagshandlingen (2) och om man ska fortsätta med projekteringen (3).

Myndigheter som involveras, t.ex. kommunal byggnadsnämnd, ger nödvändiga tillstånd för att genomföra projektet. Bygglov är ett exempel på tillstånd som kan erfordras.

Konsulternas uppgift är att tolka och beskriva verksamhetens behov och krav och omsätta dessa till kalkylerbara handlingar och funktionella utrymmen.

Konsulterna – som kan vara arkitekter, tekniska konsulter m.fl. – upphandlas och väljs utifrån kompetens och förmåga för det specifika uppdraget.

Entreprenörer har att på beställarens uppdrag genomföra beslutad lokalförändring/motsvarande.

Med verksamhetschef avses den som formellt är kostnadsansvarig för sin verksamhet och verksamhetens lokaler. Det är denne som tar initiativ och konkretiserar en verksamhets-/lokalförändring.

Lokalstrateg är en central stödfunktion som kan assistera i arbetet med att ta fram en VBL. Lokalstrategen är också uppdaterade på mer övergripande planer tex. lokalförsörjningsplaner för anläggningar/områden.

Förvaltningschefen har det samlade verksamhets- och budgetansvaret för sin verksamhet. Denne förväntas godkänna projektet i VBL-skedet. D.v.s. då behov initieras och innan byggprocessen drar igång (1). Förvaltningschef godkänner sedan förslagshandling som redovisar konsekvenser av lokalframställan samtidigt som mål och krav konkretiserats (2).

Utrustningsplaneraren svarar för att verksamhetsspecifik utrustning och möbler, som inte ingår i entreprenaden, planeras, samordnas och anskaffas.

IT-samordnare från regionens centralförvaltning,  medicinsk teknik och IT, håller samman verksamhetens behov av IT-stöd.

MT-samordnare från regionens centralförvaltning,  medicinsk teknik och IT, håller samman verksamhetens behov av medicinteknisk utrustning.

Funktionsplanerarens roll är att vara …

Installationsstrateger ansvarar på systemnivå för att robusthet och säkerhet garanteras i framför allt tekniska system och försörjning.

Lokalplaneraren upprättar lokalprogram och rumsfunktionsprogram och agerar stöd till arkitekt och övriga konsulter i tidiga skeden.

Driftoperatörer har hyresvärdens uppdrag att sköta driften av förvaltade objekt.  Med drift menas de åtgärder som erfordras för att upprätthålla avsedd funktion i förvaltningsobjektet.

Handläggare från regionens kultur- och bildningsförvaltning håller samman behovet av konstnärlig utsmyckning.

Förvaltaren är verksamhetens hyrsvärd men också vägen in i regionfastigheter för att få lokalförändringar genomförda. Förvaltaren är regionfastigheters kontaktperson och har till uppgift att guida verksamheten när det gäller lokalfrågor.

Byggprojektledaren är ansvarig för att byggprocessen följs, gör löpande uppföljningar av hur projektet förhåller sig till budget och tidplaner. Projektledaren rapporterar till projektets styrgrupp/förvaltare.