Byggprocessens bakgrund och syfte

Bakgrund

Funktionella lokaler med estetiska värden är en viktig delresurs för att stödja hälso- och sjukvårdslagens intentioner om god hälsa och en vård på lika villkor för hela befolkningen. Lokalmiljön och utrymmesstandarden är väsentlig för patientens behandling och tillfrisknande lika väl som för vårdpersonalens trivsel och arbetsförmåga. Lokalmiljön är väsentlig för alla kategorier av människor och åldrar, med funktionshinder eller ej. Lokaler ska stödja brukarens verksamhet men ändå ha inneboende möjligheter till förändring och flexibilitet.

Syfte

Syftet med byggprocessen är att beskriva en sammanhängande integrerad modell för processens alla skeden och som kan hantera komplexa och föränderliga verksamhetsbehov och samtidigt implementera samordnad kunskap från forskning (evidens) och bästa exempel. Även mer verksamhetsnära erfarenhet och kunskap genom utvärderingsmetodik av t.ex. lokalutnyttjande är viktigt. Metodutveckling och annat för att bryta gränser mellan olika discipliner och stuprör kan vara en annan framgångsfaktor. Kunskaper som är viktiga i sammanhanget är dels processkunskap t.ex. planeringsmetodik, metodutveckling, förbättringskunskap och organisering samt hur kunskaper kan omsättas i olika design/utformningsförslag och kommuniceras och diskuteras med en bred grupp av hyresgäster.

Byggprocessen definieras som de sammantagna aktiviteter som genomförs för att tillskapa eller förändra en byggnads utrymmen efter verksamhetens behov och utveckling. Eftersom många aktörer med olika profession involveras i denna förändring är det nödvändigt att ordning och reda med krav på kvalitet och effektivitet kan garanteras i processen och att denna är aktuell i förhållande till gällande organisation och beslutsstruktur inom regionen.

Strategin med byggprocessen är att med enkelhet och tydlighet uppnå en tidsmässigt kort process från behov till förverkligande genom att erbjuda en metodik för att ordna ändamålsenliga lokaler. Processen ska vara anpassad till regionens beslutsordning och ta hänsyn till ansvarsfördelningen mellan brukare/hyresgäst och hyresvärd/Regionsfastigheter. Ingående skeden ska säkerställa att rätt beslut fattas vid rätt tillfälle. Antalet involverade personer eller instanser ska vara så få som möjligt men tillräckligt många för att garantera att verksamhetens behov, krav på kvalitet och funktion uppfylls. Byggprocessen ska också vara anpassad för att kunna kommuniceras med byggsektorns aktörer.

Möjligheter att påverka

Möjligheten att påverka och förändra är störst i början av ett projekt, dvs. under inledande planering/programmering och projektering. Det är då som kostnaderna för förändringar är som lägst, för att sedan stiga i takt med att verksamhetens möjlighet till påverkan avtar och projektets detaljplanering/byggande startar. Ju längre fram i byggprocessen vi kommer, desto större blir kostnaden i takt med att fler professioner inom organisationen involveras. I ett sent läge får även mindre ändringar stora konsekvenser för både utförande och kostnader.

Gränsdragningar

Hyresvärden ansvarar för fastighetsinvesteringar samt för den säkerhet och robusthet som kopplas till fastigheter, byggnader och installationer samt för drift och skötsel av dessa. Hyresvärden måste därför ha kontroll över de fasta installationerna inom fastigheten. I ansvaret ska även ingå att informera hyresgäs-ten om vilka fastighetssystem som finns och vilka möjligheter och begränsningar dessa har.

För att hantera vad som ingår i den hyra som fastställs finns en fastställd gränsdragningslista som anger vad som är fastighetsanknutet, d.v.s. vad som ingår i hyran och vad som är verksamhets-/hyresgästberoende och därmed inte ingår. Den fastlagda gränsdragningslistan kan ses som en påminnelse om vad som är hyresgästens respektive hyresvärdens ansvar.

Extern förhyrning

Regionens hyresavtal med externa fastighetsägare tecknas mellan Regionfastigheter och hyresvärden. Modellen innebär att Regionfastigheter förhandlar villkor och annat med hyresvärden samt bevakar uppsägningstider och annat under avtalstiden. Regionfastigheter upplåter sedan internt den förhyrda lokalen till aktuell verksamhet inom regionen. Byggprocessen ska tillämpas även vid lokalförändringar som sker för de verksamheter som finns i förhyrda lokaler. Processen med VBL, lokalprogram osv är densamma men projekterings- och byggansvaret åvilar den externa hyresvärden.

För förhyrda objekt där regionen har förvaltningsansvar, dvs. tekniskt och ekonomiskt ansvar, ska byggprocessen tillämpas fullt ut. Enbart finansieringen av lokalförändringen skiljer sig från regionägda projekt.

Roller och organisation

Att arbeta i ett lokalprojekt är både spännande och ansvarsfullt. För många är det kanske både första och sista gången man deltar. Därför finns stödresurser i form av funktions- och lokalplanerare, byggprojektledare, konsthandläggare och andra specialister inom regionens organisation som har erfarenhet av att driva den här typen av projekt. För att få ut full effekt av en lokalförändring krävs en för uppdraget ändamålsenlig organisation. Erfarenheten visar att kopplingen mellan den verksamhetsnära utvecklingen och organiseringen och det parallella lokalprojektet är nyckeln till framgång.

Verksamhetens organisation i samband med byggprojekt

Verksamhetschef är ansvarig för beslut inom sitt ansvarsområde och för stöd till verksamhetens projektledare genom byggprocessen. Verksamhetschef ingår i större byggprojekt ofta i projektets byggprojektgrupp tillsammans med verksamhetens projektledare. Det är verksamhetschefens ansvar att tillskapa och bemanna en för det aktuella projektet relevant projektorganisation i den egna verksamheten. Inför ett byggprojekt ska verksamhetschef utse en verksamhetens projektledare, som aktivt deltar i byggprojektet och ansvarar för förankring och samordning samt informationsspridning inom den egna verksamheten genom projektet. Det är önskvärt att det är en och samma person genom hela projektet. Verksamhetens projektledare är verksamhetens väg in i byggprojektet och byggprojektets väg in i verksamheten.

Verksamhetens projektgrupp har som uppgift att ta fram underlag och samordna olika arbetsgruppers insatser, som vid behov knyts till projektgruppen. Projektgruppens fokus är verksamhetsutveckling och organisering av verksamheten kopplat till det parallella lokalprojektet.

Referensgrupp i verksamheten tillsätts beroende på projekts behov och omfattning. Referensgruppen arbetar parallellt med verksamhetens projektgrupp och byggprojektet och bör representera alla ingående professioner/kunskapsområden inom verksamheten. Verksamhetens projektledare och skyddsombud behöver ingå i gruppen. Även det fackliga medbestämmandet (MBA) säkerställs genom verksamhetens referensgrupp(er). En viktig framgångsfaktor för gruppens arbete är att det finns engagemang och avsatt tid för uppgiften.

För att få fram bra underlag inför lokalplaneringen behöver berörd verksamhet i sin behovsanalys göra en översyn inte bara av lokalbehovet utan också behov av verksamhetsutveckling och framtida arbetssätt. Därför finns som ett stöd lokalstrateger/verksamhetsutvecklare som kan ge processtöd till verksamhetschef och/eller utsedd projektledare i verksamheten. I samband med byggprojekt rekommenderas därför att kontakt tas med de planerarresurser som finns i regionens Centralförvaltning, Utredning- och E-hälsa, och som kan ge processtöd till verksamhetschef och verksamhetens projektledare.

Byggprojektets organisation

Under projektets gång skapas olika grupper för att leda och genomföra arbetet. För större projekt tillsätts som regel en styrgrupp med mandat att fatta beslut. Styrgruppen har ansvar för projektets övergripande inriktning, mål och förutsättningar. I gruppen ingår representanter för hyresgäst och Regionfastigheter. Beroende på projekts storlek och komplexitet kan även representanter för olika övergripande ledningsnivåer knytas till den aktuella styrgruppen.

Projektgruppen arbetar genom samverkan fram alternativa lösningar och tar fram underlag för beslut. Projektgruppens sammansättning varierar och anpassas med hänsyn till projektets omfattning och komplexitet. I projektgruppen ingår medarbetare från Regionfastigheter och brukare/hyresgäst samt konsulter och entreprenörer. Vid behov knyts arbetsgrupper till projektgruppen. Exempel på arbetsgrupper kan vara för utrustning/inredning, IT och konst.

Referensgrupper kan finnas till både styrgrupp, projektgrupp och i verksamhetens/hyresgästens organisation. Referensgruppen kan ge stöd i beslutsprocessen eller hjälpa till med specialistkunskaper för att säkra projektet resultat. I större projekt finns nästan alltid referensgrupper med representanter från verksamheten och sakkunniga/specialister inom olika områden för att granska och kvalitetssäkra projekt. I mindre projekt kan dessa kontakter ske under enklare former.

Byggprojektledaren från Regionfastigheter är ansvarig för att byggprojektet genomförs enligt beslut och följer lagar, förordningar, inriktningsbeslut och annat som reglerar verksamheten. Det innebär bland annat att projektledaren gör löpande uppföljningar av hur projektet förhåller sig till budget och tidplaner samt ansvarar för att förändringar i projektet är förankrade enligt gällande rutiner. Projektledaren rapporterar till projektets styrgrupp/fastighetsförvaltare. Fastighetsförvaltaren, som finns i Regionfastigheters organisation, är ansvarig för den strategiska utvecklingen av regionens fastighetsbestånd, dvs. att det över tid finns ändamålsenliga lokaler att tillgå. Det är via fastighetsförvaltaren som lokalbehov kanaliseras och som sedan ger uppdraget till Regionfastigheters projektorganisation/Byggherrestöd att genomföra. Fastighetsförvaltaren ingår normalt i projektets styrgrupp.

För arbetet med programhandlingar finns inom Regionfastigheter stöd i form av lokalplanerare. I rollen som lokalplanerare ingår att stödja verksamheten i programarbetet, vilket syftar till att ta fram lokal- och rumsfunktionsprogram som underlag inför den fortsatta planeringen och projekteringen. I rollen ingår att vara ett stöd för verksamheten i arbetet med att identifiera och beskriva viktiga flöden och samband samt funktionskrav på plan och rumsnivå.

När det gäller att realisera byggprojektet anlitas på uppdrag av Regionfastigheter externa konsulter/specialister utifrån varje projekts förutsättningar och behov. De resurser som anlitas finns inte i Regionfastigheters organisation utan finns antingen sidoordnat i regionen eller köps på marknaden. Regionfastigheters roll är att planera och samordna förekommande aktiviteter så att förväntat resultat uppnås inom rätt tid och till rätt kostnad.