Förvaltningsskedet

Idrifttagning

För att ta lokalerna i drift och för att överlämningen ska fungera väl är det viktigt att ha både rutiner och processer för att effektivt kunna föra över rätt information till rätt person.

Det måste finnas en tydlig ansvarsfördelning under hela projektavslutsfasen och resurser avsatta hos samtliga aktörer för att engagera sig i den utsträckning som är nödvändig. Bland annat behöver förvaltningsorganisationen förklara sitt behov av information samtidigt som byggprojektorganisationen behöver avsätta tid för att hantera garantifel med mera. En tydlig rutin för att hantera garantifel är nödvändig. Det ska framgå vem som ska göra den första bedömningen av felet på plats och hur kontakten med entreprenören ska ske. I rutinen ska också framgå vem som har ansvaret för att utreda orsaken till bristen om det inte är tydligt. Det är viktigt att uppkomna fel åtgärdas kontinuerligt under garantiperioden och inte blir kvar till garantibesiktningen.

Inför driftstart har driftorganisationen fått tillgång till driftinstruktioner och tillfälle till erforderlig utbildning. Med drift menas åtgärder för att hålla en anläggning, installationer mm i funktion. Tillsyn och yttre och inre skötsel samt felavhjälpande och förebyggande underhåll med ett förväntat intervall mindre än ett år är exempel på åtgärder för att upprätthålla avsedd funktion hos installationer och förvaltningsobjekt i stort.

För att kunna upprätthålla avsedd funktion och god driftsekonomi ska regelbundna drift- och funktionskontroller ske. Det är viktigt att avslutsfasen fungerar för att lokalen ska bli en resurs och inte en belastning för de som brukar eller driftar fastigheten. Det är också viktigt att tydliggöra vem som har ansvar för vad och att man genomgående arbetar med både utvärdering och erfarenhetsåterföring.

Överlämning till verksamhet/hyresgäst

Inför att verksamheten flyttar in i nya eller förändrade lokaler ska entreprenören ha överlämnat ett vid slutbesiktning godkänt projekt. Byggprojektledaren ansvarar och verifierar med hjälp av anlitade besiktningsmän att projektets tekniska och kvalitetsmässiga krav uppfyllts. Utrustningsplaneringen har resulterat i att önskad medicin- och sjukvårdsteknisk utrustning och möblering anskaffats samt att konstnärlig utsmyckning utförts. Hyresgästen samverkar med utsedd utrustningsansvarig vid utrustningsleverans och möblering.

Projektuppföljning

Under och efter avslutat projekt ska projektledningen följa upp erfarenheter från projektet. Senast sex månader efter det att verksamheten flyttat in genomför projektgruppen ett erfarenhetsmöte för att följa upp funktion och samla upp eventuell behov av justeringar. Erfarenhetsåterföringen är viktig såväl för justeringar i aktuellt projekt som för kommande projekt. Uppföljning sker tillsammans med entreprenörer och framförallt hyresgäster.

Ett ordnat projektavslut och uppföljning ger bra förutsättningar för erfarenhetsåterföring till kommande projekt eftersom man under denna period hinner se resultatet av ett projekt i drift. Erfarenhetsåterföringen bör omfatta såväl effekt- som projektmål samt en utvärdering av själva genomförandet.