Lokalförsörjning bör alltid planeras med ett långsiktigt perspektiv. Lokalprojekten är ofta fleråriga och avtalstiderna ännu längre, ibland upp till 20 år. Brukstiderna för sjukhus och andra enheter räknas ofta i decennier. Det är därför av största vikt att lokalerna är ändamålsenliga och långsiktigt användbara i en föränderlig verksamhet.

I verksamhetens lokalförsörjningsplaner redovisar olika verksamheter löpande sina behov av nya eller anpassade lokaler. Behoven preciseras i en s.k. VBL (verksamhetsbeskrivning för lokalförändring) som sedan sammanfattas i förvaltningsvisa lokalförsörjningsplaner. Planerna utgör underlag för beredning och prioritering av regionens investeringsplan, som årligen fastställs av regionfullmäktige. Planen omfattar fyra år, varav år ett utgör budget för investeringar och övriga tre år är plan.

Ett godkännande av lokalförsörjningsplanen innebär inte något beslut om genomförande av lokalprojekten. Genomförandebeslut för respektive projekt fattas av fullmäktige först då kostnads­bilden säkrats och finansie­ring slutligt fastställts.

VBL initierar byggprocessen

För att byggprocessen ska komma igång krävs att den verksamhetsansvarige hos hyresgästen formulerar ett dokument kallad VBL (Verksamhetsbeskrivning för lokalförändring). Ofta blir beskrivningen en följd av de förändringar som sker inom verksamheten där probleminventering och behovsanalys mynnar ut i ett behov av att även förändra lokalerna. Verksamhetsansvarig kan få stöd med att sammanställa VBL-dokumentet av regionens lokalstrateger/funktionsplanerare. VBL ska ge svar på ett antal styrande frågor som är nödvändiga för byggprocessens fortsatta skeden.

När förvaltningschefen godkänt VBL med sin underskrift och via budgetprocessen fått fullmäktige att anslå investeringsmedel tar Regionfastigheter vid och byggprocessen har startat för detta projekt. Denna rutin med VBL ska tillämpas för alla ombyggnader och också vid förändringar i förhyrda lokaler.

Hyresvärdens förvaltare kan hjälpa till att ge råd vad som definieras som underhåll och finansieras från hyresintäkter i förhållande till en ombyggnad där investeringsanslag erfordras.

Vem gör vad

Verksamhetschefen initierar projektet med att skriva en VBL. Till sin hjälp kan denne använda lokalstrateg/funktionsplaneraren eller förvaltaren som också ser till att denna VBL redovisas för förvaltningschef för godkännande. VBL ska före beslut redovisas i verksamhetens samverkansgrupp.

Förslag till VBL ska redovisas i verksamhetens samverkansgrupp för medbestämmande. Baserat på VBL och dess underlag ska hyresgästens förvaltningschef kunna godkänna projektet och att det får drivas vidare enligt nedan.

Den berörda verksamhetens förvaltningschef använder också denna VBL för att i samband med regionens årliga budgetprocess begära finansiering till byggprojektet. Upprättade VBL under året sammanställs av resp. förvaltningschef för begäran om investeringsmedel för kommande planperiod. Förvaltningschefen ansvarar för prioriteringen av objekten inför budgetberedningen. Fastighetsförvaltare kan vara behjälplig och bidra vid denna budgetprocess med t.ex. sammanställning av planerade projekt baserade på under året godkända VBL-beskrivningar. Förteckningen ska redovisa dels projekt i regionägda byggnader och dels projekt som planeras i externfinansierade fastigheter.

VBL ska upprättas för alla lokalförändringar som kräver investeringsresurser och även externt inhyrda lokaler. För mindre projekt kan en förenklad form av beskrivning accepteras. Enbart reinvesteringar och rent fastighetsunderhåll som inte innebär några funktionsändringar eller ombyggnader kan genomföras utan att upprätta och besluta om VBL. För dessa avgöranden kan fastighetsförvaltaren vara rådgivare och expert på beslutsprocessen. Utan förvaltningschefens godkännande av VBL startar ingen lokalförändring!

Projektförteckningen visar också andelen lös utrustning och inredning i projekten och därmed behov av finansiering av detta.
Även konstnärlig utsmyckningen ska inkluderas. En-procentsregeln ska tillämpas för projekt upptagna i investeringsplan, d.v.s. med en projektkalkyl på 100 basbelopp och högre avsätts en procent av ett projekts investeringsbelopp för konst. Om en VBL helt eller delvis ska undantas från en-procentsregeln pga. projektets karaktär (t ex reservkraftaggregat eller andra projekt med i huvudsak tekniska åtgärder) så krävs samråd med Regionfastigheters ansvariga förvaltare och regionens Konstarkiv på förvaltningen för Kultur- och bildning. De medel som avsätts ska nyttjas för konst i det aktuella projektet.

När förvaltningschefen godkänt VBL med sin underskrift, investeringsrådet gett sitt samtycke och fullmäktige beviljat investeringsmedel tar Regionfastigheter vid och programarbetet startar för projektet.

Lokal- och rumsfunktioner

I lokalprogrammet beskrivs de lokalfunktioner som behöver skapas. Detta program blir en förklaring till VBL- beskrivningen. I detta skede görs också det första underlaget till rumsfunktioner. Programmet ska utgöra underlag för projekteringen och används vid konsultupphandling och översiktlig kalkyl.

Vem gör vad

Hyresvärdens lokalplanerare upprättar lokalprogrammet i samverkan med representanter från verksamheten. Programmet godkänns också av projektgrupp. I detta skede ska antalet rum och dess funktion beskrivas men inte storlek och läge. Detta kommer att föreslås via arkitekt i kommande skede.

Ofta delas den offentliga konsten upp utifrån begreppen lös samt fast eller byggnadsanknuten konst.

Byggnadsanknuten konst

Med byggnadsanknutna verk menas integrerade konstnärliga gestaltningar som samverkar med den arkitektoniska utformningen och är beroende av ett nära samarbete mellan konstnär och arkitekt. Exempel på byggnadsanknutna verk kan vara:
• Större identitetsskapande insatser som är samarbeten mellan konstnär, arkitekt och landskapsarkitekt. Dessa insatser avser stora samarbeten där det inte är helt självklart att kunna säga var konsten börjar och huset slutar (eller vice versa).

• Byggnadsintegrerade, eller platsspecifika, konstverk som tillägg i arkitekturen och i landskapet, eller integrerade detaljer.

Processer där konstnären även ingår bland andra i en arbetsprocess. I dessa fall skapar inte konstnären alltid ett fristående (eget) verk. Detta kan innebära konstnärlig medverkan vid utformning av platsbildningar, både integrerat i arkitekturen och/eller i landskapet, orienteringsskapande gestaltningar genom konstnärlig kompetens vid färgsättningsarbeten och materialval, utformning av tekniska detaljer och funktioner. Med olika ”installationer” som ljus, ljud, orientering, delar av eller formgivning av platsen, mönstersättning, mark, golv eller möbler osv.

Lös konst

Utöver platser som i olika former integreras med arkitekturen, dvs. byggnadsanknuten konst, tillkommer konst som är flyttbar, s.k. lös konst. Denna konst är också beroende av en tidig samplanering med arkitekterna, om än utifrån andra förutsättningar. Det kan handla om ljudverk såväl som målningar och skulpturer. Exempel på lös konst kan vara: Solitära konstverk, unika konstnärliga objekt, som relaterar till platsen men som inte är byggnadsintegrerad.

I detta skede startar också beskrivningen av rumsfunktionerna utgående från RFP-mallar. Detta ska användas som underlag för den tekniska projekteringen och för kalkylering och anskaffningen av utrustning.

Vem gör vad

Hyresvärdens lokalplanerare upprättar RFP i gemensam process med lokalprogram.

Förslagshandlingen är en teknisk utredning och illustration av lokalförändringen. Handlingen är både ett dokument för remisshantering hos kommunala myndigheter och underlag för tillståndsprövning och beslut. Förslagshandlingen är också styrande dokument mot konsultgruppen vid projekteringen för val av system och materialkvalitet.

Vem gör vad

Förslagshandlingar upprättas av konsulter på byggprojektledarens uppdrag. Denne, i samverkan med systemansvariga installationstekniker hos hyresvärden, ansvarar för att handlingen redovisar fakta enligt ovan som underlag för beslut och fortsättning av projektet. Byggprojektledaren använder förslagshandlingen som underlag för tillståndsprövning/samråd med byggnadsnämnden.

Syftet med kalkylen i detta skede är:

• Bedöma investeringsbeloppets storlek inför beslut om förslagshandling
• Mäta effekten vid alternativa val
• Inte bara billigaste lösningen! Beakta framtida kostnader, LCA

Projekteringen innebär att handlingar upprättas som gör projektet möjligt att kalkylera och upphandla i konkurrens. Byggtekniska prestanda och tekniska funktioner definieras och krav beskrivs i mätbara termer. Även verksamhetens krav ska under detta skede kunna kvantifieras och kommuniceras mot branschens aktörer. Den entreprenadform väljs som skapar incitament hos entreprenörer och leverantörer att söka kvalitet och effektivitet i projektet. Detta sker i första hand via funktions- eller totalentreprenad. Utförandebeskrivningar och detaljer ska så långt möjligt överlåtas åt entreprenörerna att lösa.

Vad ska redovisas

Vid funktions- eller styrd totalentreprenad ska i huvudsak följande redovisas under skede projektering:

• AF-del enligt ABT med beskrivning av entreprenadform och valda upphandlingskriterier.
• Teknisk funktionsbeskrivning och kravspecifikationer.
• LCC analys för tekniska systemval.
• Miljö- och kvalitetskrav för projektet.
• RFP kompletterat med verksamhetskrav och tekniska funktionskrav.
• RFS skisser i skala 1:50.
• Planer och fasader i skala 1:100.
• Brandskyddsdokumentation, utrymningsplan.

Om utförandeentreprenad väljs ska nedanstående redovisas i detta skede:

• Ritningar i skala 1:50 och 1:100 för entreprenörers utförande.
• Tekniska beskrivningar och materialval.
• AF-del enligt AB. Miljö- och kvalitetskrav.
• LCC analys för valda tekniksystem.
• Brandskyddsdokumentation.

Vem gör vad

Av projektledaren upphandlade konsulter genomför projekteringen. Byggherren, i detta fall byggprojektledaren som väljer entreprenadform, ska förvissa sig om att krav och förväntningar kommunicerats med branschens parter för att nå rätt produkt, kvalitet och funktion.

Efter att ritningar och detaljbeskrivning är klara, upprättas ett förfrågningsunderlag så att man kan ta in anbud från entreprenörer. Ett förfrågningsunderlag består av ritningar och handlingar som tydligt beskriver de olika arbetenas omfattning och kvalitet. Förfrågningsunderlaget skall ge en komplett bild så att:

• avtal kan ingås mellan parterna, utan att tvist skall inträffa under entreprenad tiden
• kostnaden skall kunna beräknas så exakt som möjligt så att anbuden blir korrekta, och utan att onödiga osäkerheter föreligger

För att erhålla förmånligaste anbud genomförs upphandling enligt LOU. Härvid ska konkurrens, objektivitet och transparens garanteras från beställaren. Projektets storlek avgör upphandlingsförfarande enligt LOU. Vad ska redovisas Upphandlingen genomförs enligt särskild rutin eller process hos hyresvärden.

Vem gör vad

Byggprojektledaren sammanställer erforderligt underlag för beslut. Förvaltaren medverkar med att redovisa av hyresgästen undertecknat hyresavtal.

Byggskedet eller produktframtagningsskedet innebär att program och krav ska av entreprenörer omsättas till verkligt objekt. Entreprenörer har då också att upprätta överenskomna handlingar för utförande och drift.

Vem gör vad

Byggprojektledaren, som själv ska ha behörighet enligt nivå ”K” enligt PBL, ansvarar själv eller via anlitade entreprenörer eller konsulter för att redovisning och dokumentation sker av ovanstående inklusive:

• Ekonomiskt utfall av projektet
• Avstämd tidplan
• Eventuell enkät till medverkande parter

En stor del av de ingående aktiviteterna i projektavslutsfasen handlar om informationsleveranser. Informationen består exempelvis av relationshandlingar för de ingående disciplinerna, men också av annan viktig förvaltningsdokumentation. Förvaltningsdokumentationen, eller den tekniska dokumentationen som den ofta kallas, innefattar drift- och underhållsinstruktioner, skötselanvisningar, injusteringsprotokoll och mycket annat.