Behovsanalysskedet

Verksamhetsbeskrivning för lokalförändring, VBL

För att byggprocessen ska komma igång krävs att den verksamhetsansvarige hos hyresgästen formulerar en promemoria kallad VBL (Verksamhetsbeskrivning för lokalförändring). Ofta blir denna en följd av de förändringar som sker inom verksamheten där probleminventering och behovsanalys mynnar ut i ett behov av att även förändra lokalerna. Verksamhetsansvarig kan få stöd med VBL-promemorian av regionens lokalstrateger. VBL ska ge svar på ett antal styrande frågor som är nödvändiga för byggprocessens fortsatta skeden.

Beskrivningen ska resultera i att syftet med lokalförändringen formuleras och vilka mål som ska styra förändringen. Den ansvarige för verksamheten beskriver omfattningen på lokalförändringen och dess nytta och arbetsmiljökonsekvens för verksamheten. Som underlag kan finnas mer eller mindre omfattande behovsanalyser och problembeskrivningar som upprättats. Först när det är uppenbart att en lokalförändring krävs för att uppfylla behov och åstadkomma avsedd förändring, ska en VBL upprättas som prioritetsunderlag och eventuell start av byggprocessen. Kvalitetskrav på verksamhetsbeskrivningen framgår av bilaga B.

I detta skede beskriver också fastighetsförvaltaren förändringens konsekvens med hänsyn tagen till fastighetsutvecklingsplan och byggnadsstruktur. Denne uppskattar då, fortfarande med stor osäkerhet, också investeringens storlek och hyreskostnader.

Förslag till VBL ska redovisas i verksamhetens samverkansgrupp för medbestämmande.

Godkännande av VBL

Baserat på VBL och dess underlag ska hyresgästens förvaltningschef kunna godkänna projektet och att det får drivas vidare enligt nedan.

Beslut om Investeringsplan – projektförteckning

VBL:er är underlag till regionens budgetprocess. Den berörda verksamhetens förvaltningschef använder också denna VBL för att i samband med regionens årliga budgetprocess begära finansiering till byggprojektet. Upprättade VBL under året sammanställs av resp. förvaltningschef för begäran om investeringsmedel för kommande planperiod. Förvaltningschefen ansvarar för prioriteringen av objekten inför budgetberedningen. Fastighetsförvaltare kan vara behjälplig och bidra vid denna budgetprocess med t.ex. sammanställning av planerade projekt baserade på under året godkända VBL-beskrivningar. Förteckningen ska redovisa dels projekt i regionägda byggnader och dels projekt som planeras i externfinansierade fastigheter.

VBL ska upprättas för alla lokalförändringar som kräver investeringsresurser och även externt inhyrda lokaler. För mindre projekt kan en förenklad form av beskrivning accepteras. Enbart reinvesteringar och rent fastighetsunderhåll som inte innebär några funktionsändringar eller ombyggnader kan genomföras utan att upprätta och besluta om VBL. För dessa avgöranden kan fastighetsförvaltaren vara rådgivare och expert på beslutsprocessen. Utan förvaltningschefens godkännande av VBL startar ingen lokalförändring!

När förvaltningschefen godkänt VBL med sin underskrift, investeringsrådet gett sitt samtycke och fullmäktige beviljat investeringsmedel tar Regionfastigheter vid och programarbetet startar för projektet. Den av fullmäktige fastställda Investeringsplanen/projektförteckningen visar också andelen lös utrustning och inredning i projekten och därmed behov av finansiering av detta. Även konstnärlig utsmyckningen inkluderas.