Program-/förslagsskedet

Funktionsplanering

Arbetet startar med att en projektorganisation tillsätts. Med stöd av lokal- och utrustningsplanerare upprättas lokalprogram och rumsfunktionsprogram för lokalförändringen. Medbestämmande enligt MBA verkställs inom aktuell verksamhet, dvs. hos hyresgästen. Fastighetsförvaltaren i samråd med fastighetsförvaltningens funktion för byggherrestöd avgör vem som ska vara byggprojektledare. Fastighetsförvaltaren informerar t.ex. i samband med hyresgästråd övriga berörda hyresgäster samt driftorganisationen om projektplanerna.

Hyresvärdens fastighetsförvaltare kan beskriva och förklara de ekonomiska konsekvenserna med anledning av en planerad ny- eller ombyggnad. Hyresvärdens byggprojektledare är coach och leder byggprocessens aktörer så att processen genomförs i rätt ordning, med rätt funktion och kostnad inom utlovad tid.

Projektledningen tillsammans med projektgruppen ansvarar för rätt innehåll och kvalitet i handlingar och dokument inom byggprocessens olika skeden. Krav på innehåll i lokalprogram och rumsfunktionsprogram framgår av bilaga B, skede B. Dessa program ska visa de fysiska konsekvenserna av VBL-beskrivningen och dessa utgör avgörande underlag för konsulternas insats och kalkyl av projektet. Här ska också utrustningsbehovet redovisas som underlag för projektkalkyl och senare upphandling. Här påbörjas också arbetet med att ta fram ett första och preliminärt konstprogram för det aktuella projektet. Lokalprogrammets omfattning godkänns av byggprojektledaren för fortsatt användning som underlag i byggprocessen.

Upphandla konsulter

För att presentera idéer och lösningar som inkluderar den fysiska slutprodukten, som ofta inte bara ska vara funktionsduglig utan också beständig och estetiskt tilltalande, upphandlas ofta arkitekter och teknikkonsulter. Den övergripande målsättningen är vanligtvis att uppnå detta med bästa möjliga ekonomi – och miljökonsekvenser – över byggnadens eller anläggningens hela livslängd.

Förslagshandling

Utifrån lokalprogram och rumsfunktionsprogram upprättas en förslags-/systemhandling. Byggprojektledaren beslutar om val av konsulter till sin hjälp. Handlingen ska illustrera i skisser och modeller hur projektets mål och programkrav kan förverkligas. Det är i sammanhanget viktigt att även göra en kravformulering för säkerhet och robusthet. Kravformuleringen skrivs i dialog med företrädare för verksamheten och företrädare för fastighet och tekniska system. Här ska alternativ om möjligt visas för att ge beslutsfattaren möjlighet att välja omfattning (se bilaga B, skede B).

I detta skede utreds vilka tekniska system, material mm som utgör de optimala lösningarna för projektets kravbild. Förslags-/systemhandlingarna ger en bild av den planerade byggnaden, dess konstruktiva ut-formning och dess tekniska system, och ligger till grund för en kalkyl för det kommande arbetet.

Byggprojektledaren samordnar verksamhetens, fastighetsägarens och övriga intressenters krav med villkor och regler från samhällets sida, till handlingar och beskrivningar som byggsektorns entreprenörer kan hantera.
Projektkalkylen som utvecklas med ökad precisering under processens gång, s.k. successiv kalkylering, ska också redovisa bedömd kostnad för nödvändig utrustning och inredning samt konstnärlig utsmyckning. Utrustningen i lokalen finansieras inte via Regionfastigheters investeringsanslag utan via verksamhetens kapitalanslag och ska därför budgeteras särskilt. Finansieringen av den konstnärliga utsmyckningen kopplas till bygginvesteringen, men redovisas och följs upp separat via Kultur- och bildningsförvaltningen. Projektkostnaden, exkl. utrustning och konst, omvandlas av fastighetsförvaltaren till en hyra som ska vara accepterad av hyresgästen före upphandling av entreprenörer.

Förslagshandlingens innehåll och redovisning godkänns av förvaltningschef för såväl verksamheten som fastighetsförvaltningen enligt gällande delegation. Stora projekt kräver även Fastighetsnämndens godkännande. Förslagshandlingen används också för remisshantering till kommunala myndigheter och andra tillståndsgivare.
Handlingen är strategisk för beslut om fortsättning av projektet. Efter detta skede ökar projektkostnaden avsevärt för vidare ändringar.