Lokalförsörjning bör alltid planeras med ett långsiktigt perspektiv. Lokalprojekten är ofta fleråriga och avtalstiderna ännu längre, ibland upp till 20 år. Brukstiderna för sjukhus och andra enheter räknas ofta i decennier. Det är därför av största vikt att lokalerna är ändamålsenliga och långsiktigt användbara i en föränderlig verksamhet.

I verksamhetens lokalförsörjningsplaner redovisar olika verksamheter löpande sina behov av nya eller anpassade lokaler. Behoven preciseras i en s.k. VBL (verksamhetsbeskrivning för lokalförändring) som sedan sammanfattas i förvaltningsvisa lokalförsörjningsplaner. Planerna utgör underlag för beredning och prioritering av regionens investeringsplan, som årligen fastställs av regionfullmäktige. Planen omfattar fyra år, varav år ett utgör budget för investeringar och övriga tre år är plan.

Ett godkännande av lokalförsörjningsplanen innebär inte något beslut om genomförande av lokalprojekten. Genomförandebeslut för respektive projekt fattas av fullmäktige först då kostnads­bilden säkrats och finansie­ring slutligt fastställts.

VBL initierar byggprocessen

För att byggprocessen ska komma igång krävs att den verksamhetsansvarige hos hyresgästen formulerar ett dokument kallad VBL (Verksamhetsbeskrivning för lokalförändring). Ofta blir beskrivningen en följd av de förändringar som sker inom verksamheten där probleminventering och behovsanalys mynnar ut i ett behov av att även förändra lokalerna. Verksamhetsansvarig kan få stöd med att sammanställa VBL-dokumentet av regionens lokalstrateger/funktionsplanerare. VBL ska ge svar på ett antal styrande frågor som är nödvändiga för byggprocessens fortsatta skeden.

När förvaltningschefen godkänt VBL med sin underskrift och via budgetprocessen fått fullmäktige att anslå investeringsmedel tar Regionfastigheter vid och byggprocessen har startat för detta projekt. Denna rutin med VBL ska tillämpas för alla ombyggnader och också vid förändringar i förhyrda lokaler.

Hyresvärdens förvaltare kan hjälpa till att ge råd vad som definieras som underhåll och finansieras från hyresintäkter i förhållande till en ombyggnad där investeringsanslag erfordras.

Vem gör vad

Verksamhetschefen initierar projektet med att skriva en VBL. Till sin hjälp kan denne använda lokalstrateg/funktionsplaneraren eller förvaltaren som också ser till att denna VBL redovisas för förvaltningschef för godkännande. VBL ska före beslut redovisas i verksamhetens samverkansgrupp.

Förslag till VBL ska redovisas i verksamhetens samverkansgrupp för medbestämmande. Baserat på VBL och dess underlag ska hyresgästens förvaltningschef kunna godkänna projektet och att det får drivas vidare enligt nedan.

Den berörda verksamhetens förvaltningschef använder också denna VBL för att i samband med regionens årliga budgetprocess begära finansiering till byggprojektet. Upprättade VBL under året sammanställs av resp. förvaltningschef för begäran om investeringsmedel för kommande planperiod. Förvaltningschefen ansvarar för prioriteringen av objekten inför budgetberedningen. Fastighetsförvaltare kan vara behjälplig och bidra vid denna budgetprocess med t.ex. sammanställning av planerade projekt baserade på under året godkända VBL-beskrivningar. Förteckningen ska redovisa dels projekt i regionägda byggnader och dels projekt som planeras i externfinansierade fastigheter.

VBL ska upprättas för alla lokalförändringar som kräver investeringsresurser och även externt inhyrda lokaler. För mindre projekt kan en förenklad form av beskrivning accepteras. Enbart reinvesteringar och rent fastighetsunderhåll som inte innebär några funktionsändringar eller ombyggnader kan genomföras utan att upprätta och besluta om VBL. För dessa avgöranden kan fastighetsförvaltaren vara rådgivare och expert på beslutsprocessen. Utan förvaltningschefens godkännande av VBL startar ingen lokalförändring!

Projektförteckningen visar också andelen lös utrustning och inredning i projekten och därmed behov av finansiering av detta.
Även konstnärlig utsmyckningen ska inkluderas. En-procentsregeln ska tillämpas för projekt upptagna i investeringsplan, d.v.s. med en projektkalkyl på 100 basbelopp och högre avsätts en procent av ett projekts investeringsbelopp för konst. Om en VBL helt eller delvis ska undantas från en-procentsregeln pga. projektets karaktär (t ex reservkraftaggregat eller andra projekt med i huvudsak tekniska åtgärder) så krävs samråd med Regionfastigheters ansvariga förvaltare och regionens Konstarkiv på förvaltningen för Kultur- och bildning. De medel som avsätts ska nyttjas för konst i det aktuella projektet.

När förvaltningschefen godkänt VBL med sin underskrift, investeringsrådet gett sitt samtycke och fullmäktige beviljat investeringsmedel tar Regionfastigheter vid och programarbetet startar för projektet.